Tie

tietosuojakäytäntö

Tässä tietosuojakäytännössä kerrotaan kuinka K1 Katsastajat Oy ('K1 Katsastajat', 'K1 Katsastus' 'Me', 'Meitä') kerää ja käsittelee sinua koskevia henkilötietoja, miten käytämme ja suojaamme näitä tietoja sekä näitä tietoja koskevista oikeuksistasi. K1 Katsastajat kerää ja tämän jälkeen käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän ominaisuudessa. Voit ottaa meihin yhteyttä seuraavia yhteystietoja käyttämällä:

K1 Katsastajat Oy
Osoite: K1 Katsastajat Oy, Joukahaisenkatu 6, 20520 Turku
Puhelin: +358 306 100 100
Sähköposti:  tietosuoja@k1katsastus.fi
Y-tunnus: 2046583-3

Tätä tietosuojakäytäntöä sovelletaan kaikkiin sinua koskien keräämiimme tai käsittelemiimme henkilötietoihin verkkosivustomme käyttöön liittyen sekä varatessasi ja käyttäessäsi palvelujamme ja “Henkilötiedot” tarkoittaa kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja, joista luonnollinen henkilö voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa erityisesti tunnistetietojen, kuten nimen, henkilötunnuksen, sijaintitiedon, verkkotunnistetietojen taikka yhden tai useamman hänelle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, geneettisen, psyykkisen, taloudellisen, kulttuurillisen tai sosiaalisen tekijän perusteella.

1. Mitä henkilötietoja keräämme

Keräämme henkilötietojasi erilaisista lähteistä, mukaan lukien suoraan sinulta keräämämme tiedot (esim. kun otat meihin yhteyttä verkkosivustolla / sovelluksessa olevalla yhteydenottolomakkeella) sekä henkilötietosi, joita keräämme muista lähteistä, kuten liikenneviranomaisilta (Trafi) ja Väestörekisterikeskuksesta alla kohdassa 1.2 kuvatulla tavalla.

Otathan huomioon, että Meillä saattaa olla lakisääteinen velvoite kerätä tiettyjä sinua koskevia henkilötietoja, tai saatamme joutua tekemään niin väliseemme sopimussuhteeseen perustuen. Mikäli et anna Meille näitä tietoja, tällaisten velvoitteiden täyttäminen saattaa estyä tai viivästyä. Ilmoitamme sinulle tietojen keräämishetkellä siitä, ovatko tietyt tiedot pakollisia sekä mitä seuraamuksia tällaisten tietojen antamatta jättämisestä on odotettavissa.

1.1 suoraan sinulta keräämämme henkilötiedot

Suoraan sinulta keräämämme henkilötietoryhmät pitävät sisällään:

  • Henkilökohtaiset tiedot: koko nimi;

  • Yhteystiedot:  puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite;
  • Maksutiedot, kuten luottokorttitiedot tai pankkitilitiedot;
  • Muut tiedot, kuten ajoneuvotiedot, rekisterinumero); sekä
  • Tiedot, joita keräämme sinulta automaattisesti, kuten evästeitä ja muita laitteiden tunnistustekniikoita käyttäen kerätyt tiedot. Lisätietoja siitä kuinka käytämme evästeitä ja seurantatekniikoita on esitetty evästekäytännössämme.

1.2 muista lähteistä keräämämme henkilötiedot

Keräämme sinua koskevia henkilötietoja julkisista rekistereistä, kuten Trafista ja Väestörekisterikeskuksesta.

Muista lähteistä keräämämme sinua koskevat henkilötietoryhmät ovat:

  • Henkilökohtaiset tiedot: koko nimi, sukupuoli, ikä, kieli;
  • Yhteystiedot:  puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite tai matkapuhelinnumero;
  • Ajoneuvotiedot: Tiedot ajoneuvoista, joiden omistaja tai haltija olet sekä näiden rekisterinumerot.

Tuottaessamme palveluita yritysasiakkaillemme, voimme saada henkilötietoja myös kyseiseltä yritykseltä koskien sen työntekijöitä. Tällaisia tietoja käsitellään soveltuvin osin tämän tietosuojakäytännön mukaisesti.

1.3 kolmansien osapuolten henkilötiedot

Silloin kun annat K1 Katsastajille kolmansien osapuolten henkilötietoja, kuten yhteystietoja ja/tai ajoneuvon rekisteritietoja, sinulla on välitön velvollisuus ilmoittaa tällaisille henkilöille heidän oikeuksistaan sekä saada heiltä nimenomainen suostumus, tarvittavin osin, heidän henkilötietojensa (mukaan lukien arkaluonteiset henkilötiedot) käsittelyyn (mukaan lukien henkilötietojen siirtäminen) sen mukaan mikä katsotaan tarpeelliseksi sekä sovellettavia tietosuojalakeja noudattaen tässä tietosuojakäytännössä esitetyllä tavalla.

2. miten käytämme henkilötietojasi ja millä oikeusperusteella

Me käytämme ja sen jälkeen käsittelemme keräämiämme henkilötietojasi seuraavilla oikeusperusteilla sekä alla esitettyihin tarkoituksiin:

1. Käsittelemme henkilötietojasi oikeutettuun etuumme perustuen seuraaviin tarkoituksiin:

  • Palvelujemme yksilöimiseksi ja suorittamiseksi;

  • Verkkosivustomme hallinnoimiseen;

  • Tiedustelujesi ja pyyntöjesi käsittelemiseen;

  • IT-infrastruktuurimme tietoturvan ja/tai eheyden suojaamiseksi;

  • Ymmärtääksemme kuinka käytät palvelujamme sekä voidaksemme parantaa ja jatkokehittää Verkkosivustomme ominaisuuksia, suorituskykyä ja siellä tarjolla olevaa tukea, mikä voi pitää sisällään vierailijoitamme koskevien anonyymien tilastointitietojen luovuttamisen (ei kuitenkaan niin, että sitä käytettäisiin minkään yksittäisen käyttäjän tunnistamiseen);

  • Tämän tietosuojakäytännön kohdassa 5 mainitulla tavalla, muun muassa tietojen luovuttamiseksi työntekijöillemme, toimihenkilöillemme, edustajillemme, liiketoimintakumppaneillemme, Applus –konsernin läheisyhtiöille, jotka käsittelevät henkilötietoja tässä tietosuojakäytännössä esitettyihin tarkoituksiin;

  • Mahdollistaaksemme Applus + -yhtiön toimeksiantosuhteeseen ottamien ulkopuolisten palveluntarjoajien ja myyjien pääsyn henkilötietoihin, jotta ne voisivat tarjota Meille tässä tietosuojakäytännössä esitettyjen tarkoitusten täyttämiseksi tarvittavia palveluja;

  • Tietojen luovuttamiseen kolmansille osapuolille sellaisten Due Diligence –menettelyiden yhteydessä edellytettävällä tavalla, joihin saatamme osallistua liiketoiminnan uudelleenjärjestämistoimintojen yhteydessä tämän tietosuojakäytännön kohdan 4 mukaisesti; sekä

  • Silloin kun K1 Katsastajat käsittelee henkilötietoja omaa oikeutettua etuaan toteuttaen, sen tulee aina tasapainottaa tällaiset edut ottaen huomioon rekisteröityjen perusoikeudet ja –vapaudet sekä toteuttaa kestävät suojatoimenpiteet, joilla varmistetaan että heidän yksityisyytensä on asianmukaisesti suojattu.

2. Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin, edellyttäen että olet antanut suostumuksesi etukäteen:

  • Ottaaksemme sinuun yhteyttä sähköisten uutiskirjeiden ja/tai markkinointisähköpostien merkeissä tarjoamiimme tuotteisiin ja palveluihin liittyen, paitsi mikäli olet nimenomaisesti ilmoittanut että et halua saada tällaista markkinointiviestintää, tai mikäli emme muuten saa lain mukaan tehdä niin;

  • Kaikkiin sellaisiin tarkoituksiin, joista sinulle on ilmoitettu sillä hetkellä kun olet antanut Meille henkilötietosi, siltä osin kuin olet antanut Meille etukäteen suostumuksesi kyseessä olevaan käsittelyyn. Esimerkiksi, pyydämme suostumuksesi tietyn tyyppisten henkilötietojen keräämiseen ja käyttöön silloin kun laki edellyttää meidän tekevän niin (esim. liittyen suoramarkkinointitoimintaamme, evästeisiin ja seurantatekniikoihin tai silloin kun käsittelemme arkaluonteisia henkilötietoja); sekä

  • Ottaaksemme sinuun yhteyttä tekstiviestillä, sähköpostilla tai postitse, jotta voisimme toimittaa sinulle asiaankuuluvia viestejä, kuten esimerkiksi muistutuksia katsastusajoista tai muistutuksia siitä milloin ajoneuvosi katsastusajankohta on;

Mikäli pyydämme suostumustasi henkilötietojesi käsittelyyn, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa lähettämällä sähköpostia ja liittämällä oheen jäljennös henkilöllisyystodistuksestasi seuraavaan osoitteeseen: tietosuoja@k1katsastus.fi.

3. Lisäksi käsittelemme henkilötietojasi varmistaaksemme, että noudatamme K1 Katsastajiin sovellettavia oikeudellisia velvoitteita optimaalisella tavalla ja teemme tarvittaessa yhteystyötä sääntelyelimien ja lainvalvontaviranomaisten kanssa tämän tietosuojakäytännön kohdan 4(5) mukaisesti:

  • Luovuttaaksemme henkilötietojasi ja muita täydentäviä tietoja viranomaisilta ja/tai huomattavaa toimivaltaa omaavilta elimiltä saatujen pyyntöjen perusteella, sovellettavien lakien tai tällaista toimivaltaa omaavien lainvalvontaviranomaisten edellyttämin tavoin;

  • Edellä mainittujen K1 Katsastajat Oy:hyn sovellettavien oikeudellisten velvoitteiden noudattamista edellytetään seuraavan lain perusteella: “Laki ajoneuvojen katsastustoiminnasta” 957/2013.

3. mitä oikeuksia sinulla on henkilötietoihisi

Paikallisesta laista riippuen sinulla on tiettyjä oikeuksia henkilötietojasi koskien. Nämä pitävät sisällään seuraavat oikeudet:

  • Oikeus tietää kuinka käsittelemme henkilötietojasi sekä saada pääsy K1 Katsastajien ja sen läheisyhtiöiden, soveltuvin osin, säilyttämiin henkilötietoihisi;

  • Oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen oikaisemista;

  • Oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista silloin kun kyseisiä tietoja ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, johon ne on alunperin kerätty, sovellettavan lainsäädännön mukaisesti;

  • Oikeus saada henkilötietojesi käsittelyä rajoitetuksi tietyissä olosuhteissa (jolloin säilytämme henkilötietojasi ainoastaan K1 Katsastajien oikeuksien harjoittamista ja/tai puolustamista varten);

  • Oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä erityiseen tilanteeseesi liittyvistä syistä, ottaen huomioon vallitsevat olosuhteet sekä (jolloin säilytämme henkilötietoja ainoastaan K1 Katsastajien pakottavien oikeutettujen etujen vuoksi tai oikeuksien harjoittamista ja/tai puolustamista varten). Tämä pitää sisällään oikeuden milloin tahansa vastustaa erityiseen tilanteeseesi liittyvistä syistä henkilötietojesi käsittelyä Meidän tai kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun perustuen, jolloin lopetamme henkilötietojesi käsittelyn ellei meillä ole oikeutettuja syitä käsittelyn jatkamiselle;

  • Oikeus pyytää henkilötietojesi siirtämistä järjestelmästä toiseen, minkä ansiosta voit saada ja käyttää henkilötietojasi uudelleen käyttökelpoisessa sähköisessä muodossa omiin tarkoituksiisi sekä erilaisten palvelujen välillä ilman käytettävyyden estämistä, mukaan lukien tietojen siirtäminen jollekin muulle kolmannelle osapuolelle; sekä

  • Oikeus peruttaa mahdollisesti tiettyyn käsittelyyn antamasi suostumus milloin tahansa.

Otathan meihin yhteyttä päivittääksesi tai korjataksesi tietojasi, mikäli niissä tapahtuu muutoksia tai mikäli sinua koskevat tiedossamme olevat henkilötietosi ovat virheellisiä.

Otamme sinuun yhteyttä, mikäli tarvitsemme sinulta lisätietoja pyyntöjesi toteuttamiseksi.

K1 Katsastajat on sitoutunut suojaamaan henkilötietojasi tässä tietosuojakäytännössä esitetyllä tavalla sekä sovellettavien lakien edellyttämällä tavalla. Mikäli sinulla on kysyttävää tai mikäli haluat pyytää lisätietoja oikeuksiesi käyttämisestä tai siitä kuinka voit tehokkaasti esittää tällaisen pyynnön, ethän epäröi ottaa Meihin yhteyttä lähettämällä sähköpostia osoitteeseen tietosuoja@k1katsastus.fi.

4. miten luovutamme henkilötietojasi ja kenelle

K1 Katsastajat voi luovuttaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille seuraavissa olosuhteissa:

  1. Palveluntarjoajat ja liikekumppanit. Myönnämme palveluntarjoajillemme sekä palveluja kuten markkinointi- ja viestintäpalveluja, IT-ylläpitopalveluja, kyselyjä, verkko-optimointia, analyysipalveluja, IT-palveluja, tilintarkastuspalveluja sekä turvattujen maksujen käsittelypalveluja ja tilausten täyttämistä koskevia palveluja tarjoaville liikekumppaneillemme sekä muita liiketoiminnan toimintoja meille tarjoaville tahoille pääsyn henkilötietoihisi.

  2. Kolmannet osapuolet: mikäli olet antanut suostumuksesi, luovutamme henkilötietojasi kolmansille osapuolille, jotka tarjoavat palveluja kuten korjaus- ja ylläpitopalveluja, jotta ne voisivat lähettää sinulle tarjouksiaan.

  3. Applus -konserniyhtiöt. K1 Katsastajat toimii läheisessä yhteistyössä muiden Applus –konserniperheeseen kuuluvien yritysten ja yhtiöiden kanssa. Voimme luovuttaa tiettyjä sinua koskevia tietoja muille Applus –konserniyhtiöille sisäisen raportoinnin ja sisäisen valvonnan tarkoituksiin. Luettelo Applus –konserniin kuuluvista yhtiöistä on saatavilla osoitteessa: www.applus.com/appluscompanies;

  4. Lainvalvontaviranomainen, tuomioistuin, lainsäätäjä, valtiollinen viranomainen tai muu huomattavaa toimivaltaa omaava elin. Voimme luovuttaa henkilötietojasi näille osapuolille silloin kun uskomme sen olevan tarpeen oikeudellisen tai sääntelyyn liittyvän velvoitteen noudattamiseksi, tai muutoin omien tai kolmannen osapuolen oikeuksien suojelemiseksi; sekä

  5. Yritysomaisuuden ostajat ja yrityskaupat. Luovutamme henkilötietojasi sellaiselle kolmannelle taholle, joka ostaa tai jolle siirrämme kaiken omaisuutemme tai liiketoimintamme tai huomattavan osan siitä tai jonka kanssa toteutamme sulautumisen, fuusion, yrityskaupan tai vastaavan uudelleenjärjestelyn. Mikäli tällainen myynti tai luovutus tapahtuu, teemme kohtuudella parhaamme varmistaaksemme, että yhteisö, jolle luovutamme henkilötietojasi käyttää niitä tämän tietosuojakäytännön mukaisella tavalla.

Koska toimimme maailmanlaajuisen liiketoiminnan osana, edellä viitatut vastaanottajat saattavat sijaita oman sijaintipaikkasi (tai palvelujemme suorittamispaikan) lainkäyttöalueen ulkopuolella, mukaan lukien Euroopan unionin (“EU”) ulkopuolella sijaitsevissa kolmansissa maissa, joiden ei katsota tarjoavan riittävää tietosuojan tasoa. Tarkempia tietoja on esitetty alla kohdassa “Kansainväliset tiedonsiirrot”.

5. miten suojaamme henkilötietosi

Olemme toteuttaneet teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä varmistaaksemme tietosuojatason, joka on asianmukainen ottaen huomioon käsittelemillemme henkilötiedoille aiheutuva riski. Näiden toimenpiteiden tarkoituksena on varmistaa henkilötietojen jatkuva eheys ja luottamuksellisuus. Arvioimme näitä toimenpiteitä säännöllisesti varmistaaksemme käsittelyn turvallisuuden.

6. Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi

Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin Meillä on olemassa oleva suhde kanssasi sekä neljä vuotta sen jälkeen. Säilytämme henkilötietojasi tämän ajanjakson jälkeen ainoastaan mikäli olemme velvoitettuja tekemään niin noudattaaksemme lakia, tai mikäli on joitakin jäljellä olevia vaateita tai reklamaatioita, jotka kohtuudella katsoen edellyttävät henkilötietojesi säilyttämistä.

7. kansainväliset tiedonsiirrot

Henkilötietojasi voidaan siirtää sellaiseen maahan sekä säilyttää ja käsitellä sellaisessa maassa, jonka ei Euroopan unionin lainsäädännön perusteella katsota varmistavan riittävää tietosuojan tasoa.

Olemme toteuttaneet asianmukaiset suojaustoimenpiteet (kuten sopimusperusteiset sitoumukset) sovellettavien oikeudellisten vaatimusten mukaisesti varmistaaksemme, että henkilötietosi ovat riittävän suojattuja perustuen asianmukaisiin Euroopan komission hyväksymiin mallisopimuslausekkeisiin, joihin voi tutustua osoitteessa https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/model-contracts-transfer-personal-data-third-countries_en. Lisätietoja toteutetuista suojaustoimenpiteistä saat ottamalla yhteyttä meihin alla olevia yhteystietoja käyttäen.

8. ota yhteyttä meihin

K1 Katsastajat toimii keräämiensä ja käsittelemiensä henkilötietojen osalta rekisterinpitäjänä.

Mikäli sinulla on kysyttävää tai huolenaiheita siitä, millä tavalla henkilötietojasi käytetään, otathan yhteyttä osoitteeseen tietosuoja@k1katsastus.fi.   

Olemme sitoutuneita tekemään kanssasi yhteistyötä löytääksemme oikeudenmukaisen ratkaisun kaikkiin yksityisyyttä koskeviin reklamaatioihin tai huolenaiheisiin. Mikäli olet kuitenkin sitä mieltä, että emme ole pystyneet auttamaan sinua reklamaatiosi tai huolenaiheesi suhteen, sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon postitse hänen Helsingin toimistoonsa osoitteessa Ratapihantie 9-6, 00520 tai sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@om.fi, muun muassa. Lisätietoja yhteystietoja koskien löytyy Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivustolta www.tietosuoja.fi.

9. muutokset tähän tietosuojakäytäntöön

Sinulla on oikeus pyytää itsellesi kappale tästä tietosuojakäytännöstä käyttämällä edellä esitettyjä yhteystietoja. Tätä tietosuojakäytäntöä muutetaan aika ajoin tarpeellisiksi katsotuin osin.

Mikäli teemme muutoksia tähän tietosuojakäytäntöön, ilmoitamme muutoksista sinulle. Silloin kun muutoksilla tähän tietosuojakäytäntöön on perustavanlaatuinen vaikutus käsittelyn luonteeseen tai kun niillä muutoin on merkittävä vaikutus sinuun, annamme sinulle riittävän ennakkovaroituksen, jotta sinulla on mahdollisuus käyttää oikeuksiasi (esim. muun muassa oikeus vastustaa käsittelyä). Lisäksi ja siltä osin kuin K1 Katsastajat nojautuu joidenkin käsittelytoimiensa osalta antamaasi suostumukseen, varmistamme, että pyydämme suostumustasi silloin kun edellä mainituilla muutoksilla voi olla merkittävä vaikutus asiaankuuluvaan käsittelyyn ennen kuin tällaiset muutokset astuvat voimaan.

Tämä tietosuojakäytäntö on voimassa 25.5.2018 alkaen.